Sachbearbeiter E-Akte (m/w/d)

Stellenausschreibung

Gestalten Sie die digitale Zukunft der Landeshauptstadt Dresden!

Die Landeshauptstadt Dresden ist eine von hoher Lebensqualität, sozialer und kultureller Vielfalt geprägte Großstadt. Ihr Reichtum ist vielfältig: Barocke Baudenkmale und überwältigende Kunstschätze treffen auf eine pulsierende Wissenschaft und Forschung. Die Weite der Elbwiesen, ihre Schlösser und Weinberge beeindrucken zahlreiche Gäste aus dem In- und Ausland. In Dresden, als wachsende Großstadt mit ca. 560.000 Einwohnern, lässt es sich nicht nur hervorragend leben und wohnen, sondern auch arbeiten.

Als Arbeitgeberin bietet die Landeshauptstadt Dresden ein breites Spektrum unterschiedlicher Einsatzmöglichkeiten und persönlicher Entfaltung. Die Aufgaben sind vielfältig, jeden Tag gilt es, an der Gestaltung der Stadt und ihrer zahlreichen bürgerschaftlichen Anliegen mitzuwirken.

Die Gleichbehandlung aller sich bewerbenden Personen ist uns nicht nur gesetzlicher Auftrag, sondern eine Selbstverständlichkeit.

 Im Eigenbetrieb IT-Dienstleistungen der Landeshauptstadt Dresden sind zwei Stellen

 

Sachbearbeiter E-Akte (w/m/d)

ab sofort gesucht.

 

Chiffre:                            EB17 54/2021

Bewerbungsfrist:         01. Oktober 2021

Arbeitszeit:                    Vollzeit, 40 Wochenarbeitsstunden, unbefristet                  

Entgeltgruppe:              11

 

Was wir bieten

 

n  ein attraktives, unbefristetes Anstellungsverhältnis mit einem interessanten und anspruchsvollen Aufgabengebiet

n  flexible Arbeitszeiten mit Homeoffice-Option und eine familienfreundliche Ausrichtung; Kernarbeitszeit für eine bessere Work-Live-Balance

n  tarifliches Entgelt plus Jahressonderzahlung

n  30 Tage Erholungsurlaub bei einer 5-Tage-Woche im Kalenderjahr

n  geringe bis keine Reisetätigkeit

n  umfangreiche Qualifizierungsangebote

n  zahlreiche Arbeitgeberleistungen (z. B. Jobticket, Gesundheitsleistungen, Altersvorsorge)

n  Möglichkeit des Bildungsurlaubs 

n  eine strukturierte Einarbeitung sowie eine positive Arbeitsatmosphäre mit hilfsbereiten Kollegen*innen

 

Diese Aufgaben erwarten Sie

 

Grundlagenarbeit und konzeptionelle Tätigkeit

n  Definition der organisatorischen und rechtlichen Anforderungen an das einzuführende System, methodische Analyse und Optimierung der zu Grunde liegenden Prozesse und Erarbeitung von fachlichen Grundsätzen unter Berücksichtigung einzubeziehender Fachverfahren, interner und externer Schnittstellen sowie gesamtstädtischer Regelungen zur elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenverwaltung in Abstimmung mit der Abteilung Organisation sowie mit dem Stadtarchiv, unter Berücksichtigung des SächsEGovG

n  Mitwirkung bei der Erarbeitung der Ausschreibungsunterlagen, insbesondere des Lasten- und Pflichtenheftes, der fachlichen Auswertung der Angebote und der Vergabe, ggf. Teilnahme an Verhandlungen

n  Mitwirkung bei der Konzeption und Umsetzung der Einführung

n  Vorbereitung und Mitwirkung bei der Abnahme des Systems, Erarbeitung von Mängellisten

n  Ansprechpartner/-in für anwendungsspezifische Fragen zur Aktenverwaltung/Vorgangsbearbeitung für alle Nutzer/-innen und Projektgruppenmitglieder

 

Projektdurchführung

n  Definition, Ausgestaltung und Umsetzung einheitlicher Verfahrensabläufe für das neue System, Vorlage von Entscheidungsvorschlägen für die Projektgruppe

n  Erstellung der organisatorisch-rechtlichen Konzepte (z.B. Zugriffs-und Berechtigungskonzept, Schutzbedarfsanalyse, Sicherheits- und Schulungskonzept) und Abstimmung mit der/dem Datenschutzbeauftragten, den Fachämtern und weiteren betroffenen Behörden

n  Führung und Steuerung von Arbeitsgruppen, inkl. Strukturierung der Aufgaben und Ziele sowie Entscheidungsfindung

n  Kommunikation und Umsetzung der Entscheidungen der Lenkungsgruppe und Projektleitung, Zusammenfassung und Dokumentation

n  Unterstützung der Projekt- und Arbeitsgruppenbeteiligten bei der Erledigung schwieriger Aufgaben und Kontrolle der Ergebnisse

 

Projektunterstützung

n  Erarbeitung und Aktualisierung von Projektplänen in Abstimmung mit der Projektleitung, Pflege des Projektportales

n  Koordination der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und Teams des Eigenbetrieb IT und weiteren Beteiligten

n  Erstellung von Protokollen, Dokumentationen zum Projektverlauf und zu getroffenen Entscheidungen

 

 

Das bringen Sie mit

 

n  eine abgeschlossene Hochschulbildung, Diplom (FH), Bachelor (FH und Uni), Fachwirt (VWA, BA) Fachrichtung Allg. Verwaltung, Betriebswirtschaft oder vergleichbarem Gebiet

 

Sie sollten darüber hinaus

 

n  über Erfahrungen und Kenntnisse in der Aktenverwaltung/Vorgangs-bearbeitung sowie der Aufbau und Ablauforganisation in der Kommunalverwaltung verfügen

n  Kenntnisse in den Bereichen E-Government, Datenschutz und Informationssicherheit, Projekt- und Prozessmanagement sowie im kommunalen Verwaltungsrecht besitzen

n  selbständig und gewissenhaft sowie kunden- und dienstleistungsorientiert arbeiten

n  kommunikations- und teamfähig sein

 

Haben Sie Lust Ihr Können und Ihre Ideen im Eigenbetrieb IT-Dienstleistungen einzubringen?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

 

Bewerben Sie sich mit Ihren vollständigen Unterlagen über unser Online-Bewerberportal. Aus Sicherheitsgründen können nur Anhänge im PDF-Format angenommen werden.

 

Bis zum Abschluss des Auswahlverfahrens werden Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutzgrund-verordnung (EU-DSGVO), des Sächsischen Datenschutzgesetzes (SächsDSG) und des Sächsischen Datenschutzdurchführungsgesetzes (SächsDSDG) in maschinenlesbarer Form im Personalmanagementsystem gespeichert und ausschließlich für den Zweck dieses Verfahrens verarbeitet und genutzt. Ihre persönlichen Daten werden vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben. Die ausführlichen Datenschutzhinweise finden Sie unter: www.dresden.de/stellen. FAQ

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