Sekretär (m/w/d)

Stellenausschreibung

Die Landeshauptstadt Dresden ist eine von hoher Lebensqualität, sozialer und kultureller Vielfalt geprägte Großstadt. Ihr Reichtum ist vielfältig: Barocke Baudenkmale und überwältigende Kunstschätze treffen auf eine pulsierende Wissenschaft und Forschung. Die Weite der Elbwiesen, ihre Schlösser und Weinberge beeindrucken zahlreiche Gäste aus dem In- und Ausland. In Dresden, als wachsende Großstadt mit ca. 570.000 Einwohnern, lässt es sich nicht nur hervorragend leben und wohnen, sondern auch arbeiten.

Als Arbeitgeberin bietet die Landeshauptstadt Dresden ein breites Spektrum unterschiedlicher Einsatzmöglichkeiten und persönlicher Entfaltung. Die Aufgaben sind vielfältig, jeden Tag gilt es, an der Gestaltung der Stadt und ihrer zahlreichen bürgerschaftlichen Anliegen mitzuwirken.

Im Amt für Kultur und Denkmalschutz, JugendKunstschule, der Landeshauptstadt Dresden, ist die Stelle

Sekretär
(m/w/d)

Chiffre: 41230105

ab sofort befristet als Abwesenheitsvertretung zu besetzen.

Bewerbung bis: 10. Februar 2023

Arbeitszeit: Teilzeit, 20 Stunden pro Woche

Entgeltgruppe: 5 TVöD-V

Tätigkeitsbereich: Allgemeine Verwaltung


Diese Aufgaben erwarten Sie

  • 1. Organisation und Steuerung der Büroprozesse
    1.1 Sekretariatsführung 
    Durchführen der Optimierung von Büroorganisation und Arbeitsabläufen, Unterstützen der Kommunikation
    zu Vorgängen und Sachverhalten sowie Treffen von Entscheidungen zu Prioritäten, Unterstützen
    der Kommunikation zwischen Vorgesetztem/Vorgesetzter und Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen
    1.2 Terminkoordination und Korrespondenzbearbeitung
    Koordinieren und Überwachen von Terminen, Wiedervorlage steuern, Einleiten erforderlicher Maßnahmen
    bei Terminabweichungen, termingerecht Informationen und Arbeitsergebnisse einfordern u.
    bereitstellen sowie Informationen u. Dokumente zusammenstellen, Entscheiden über Dringlichkeit v.
    Informationen und Dokumenten sowie deren Weiterleitung, Führen der Geschäftskorrespondenz
    1.3 Postbearbeitung
    1.4 Informationsverarbeitung
    Führen des Schriftverkehrs mit Bürokommunikationstechnik, Pflegen und Archivieren v. Dokumenten
    1.5 Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen
    Organisieren, Nachbereiten und Abrechnen von Dienstreisen, Organisieren, Begleiten und Nachbereiten
    von Veranstaltungen/Protokollierung, Zusammenstellen und Aufbereiten von Unterlagen
  • 2. Inhaltliche Unterstützung der fachbezogenen Aufgabenwahrnehmung
    Vor- und Nachbereiten sowie Betreuen von Sitzungen und Besprechungen nach zeitlichen u. sachlichen
    Vorgaben, Präsentationen entwerfen, gestalten und durchführen, Planen, Durchführen, Kontrollieren
    u. Bewerten von Kleinprojekten, Mitwirken bei der Planung, Durchführung u. Kontrolle v. Projekten
  • 3. Weitere Aufgaben
    Bedarfsermittlung, Bestellung und Ausgabe von Amtsbedarf, wie z. B. Bestellung von Büromaterial oder
    Möbeln und anderen Arbeitsmitteln sowie Veranlassung von ggf. notwendigen Reparaturen, Ausführen
    von Funktionen und Sonderaufgaben nach Anweisung des Abteilungsleiters/der Abteilungsleiterin
    (wie Aufgaben des/der Schriftgutbeauftragten, Aufgaben des/der Siegelverantwortlichen)
Das bringen Sie mit
  • abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren oder gleichwertig (vorzugsweise Verwaltungsfachangestellte/-r, FA/Kaufleute Bürokommunikation/Büromanagement), A-I-Lehrgang
  • ein eintragungsfreies erweitertes polizeiliches Führungszeugnis nach § 30 a Bundeszentralregistergesetz (nach Aufforderung)
  • geordnete wirtschaftliche Verhältnisse (keine Strafverfahren wegen Eigentums- oder Vermögensdelikten, keine Zwangsvollstreckungsmaßnahmen)
  • keine Verwandtschaft gem. § 20 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 SächsGemO zu dem Oberbürgermeister, den Beigeordneten und dem Kassenverwalter sowie deren Stellvertretung, anordnungsbefugten Bediensteten, der Leitung sowie den Prüfer/-innen des Rechnungsprüfungsamtes und Bediensteten der Stadtkasse der Landeshauptstadt Dresden

Sie sollten darüber hinaus verfügen über

  • Kenntnisse in der Bürokommunikationstechnik sowie Büroorganisation
  • Kenntnisse über die Aufgaben und Verwaltungsabläufe der Stadtverwaltung
  • Kommunikationsfähigkeit, geistige Flexibilität, Motivation und Sicherheit im Auftreten

Was wir bieten

  • tarifliches Entgelt plus Jahressonderzahlung
  • 30 Tage Erholungsurlaub bei einer 5-Tage-Woche im Kalenderjahr
  • Möglichkeit des Bildungsurlaubs, Sonderurlaubs
  • Freistellung zu bestimmten familiären Anlässen
  • Betriebliche Altersvorsorge (Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes)
  • Familienfreundlichkeit (z. B. durch flexible Arbeitszeit)
  • umfangreiche Qualifizierungsangebote
  • gesundheitsfördernde und -erhaltende Maßnahmen im Rahmen unseres Betrieblichen Gesundheitsmanagement
  • Vergünstigungen im Personennahverkehr (Job-Ticket)


Die Gleichbehandlung aller sich bewerbenden Personen ist uns nicht nur gesetzlicher Auftrag, sondern eine Selbstverständlichkeit.

Haben Sie Lust, Ihr Können und Ihre Ideen in der Landeshauptstadt Dresden einzubringen? Erfüllen Sie die Anforderungen?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Bewerben Sie sich mit Ihren vollständigen Unterlagen online über bewerberportal.dresden.de in deutscher Sprache. Aus Sicherheitsgründen können nur Anhänge im PDF-Format angenommen werden. 

Mit der Abgabe der Bewerbung willigen Sie der Speicherung der personenbezogenen Daten während des Bewerbungsverfahrens ein. Detaillierte Hinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie den Umgang mit den übersandten Unterlagen finden Sie unter: www.dresden.de/stellen.

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